Cuál es la importancia de tener la documentación Societaria al día

Después  de surtido el trámite de constitución de la sociedad, en la mayoría de los casos los empresarios y/o administradores  de  las  sociedades  desconocen  o ignoran  la  importancia y la obligación legal que tienen de contar  con  los  libros  societarios, estos son: el Libro de Registro de Accionistas o Socios, el Libro de   Actas  de  Asamblea  o  Junta  de  Socios  y si es del caso el Libro de Actas  de  Junta  Directiva .  En  el  primer libro  consta  la propiedad  de  la  sociedad  y toda medida que limite la propiedad o disposición de las acciones; este libro es la radiografía de cómo está dividido el capital social y donde quedan evidenciados los movimientos accionarios que ha tenido la sociedad (capitalizaciones, cesiones de acciones o cuotas, etc), se puede asegurar que quien no consta en el Libro de Registro de Accionistas/Socios NO ES ACCIONISTA o SOCIO. 

En  el  segundo,  en el  Libro  de  Actas  de  Asamblea  o  Junta  de Socios se plasman toda decisión que ha tomado  la  sociedad  como  lo  son:  reformas  estatutarias,  designación de administradores, repartición de dividendos  u  otras  que  señale la ley y los estatutos a la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios.

Y por último, algunas sociedades  por causal  legal  o  voluntad  de  los  accionistas  tienen  Juntan  Directiva,   las reuniones realizadas  por  este  órgano  deben constar en actas y estas a su vez deben estar en el Libro de Actas de Junta Directiva.

La obligación legal no solo se relaciona con la tenencia de los libros que se solicitan en la Cámara de Comercio, sino también, con su debida administración y  custodia la cual se materializa con la  impresión en orden según el folio y el cumplimiento de los requisititos de los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. Al momento de realizar la Asamblea se debe tener en cuenta la naturaleza de las decisiones tomadas, las reglas sobre convocatorias, quórum y demás, y que estas estén en concordancia con la ley y con los estatutos, pues este último es la carta de navegación  de la sociedad. En el caso del Libro de Registro de Accionistas o socios, es de vital importancia tener al día el registro de los movimientos de forma detallada, fechas, relación de soportes, naturaleza del movimiento (cesión/capitalización), títulos cancelados y emitidos, la indicación de las  acciones o cuotas entrantes o salientes y el total de las acciones o cuotas resultantes.

El no llevar correctamente los libros antes mencionados tiene consecuencias económicas y jurídicas, como lo son por ejemplo:

1. La inadecuada administración del Libro de Registro de Accionistas o Socios, pone en duda la propiedad de las acciones o cuotas volviendo riesgosa la inversión de los socios e inversionistas.
2. La indebida gestión del Libro de Actas de Asamblea o Junta de Socios, puede generar que las decisiones tomadas sean ineficaces o nulas.
3. Como vigilantes y custodios de la información de las empresas, los administradores están sujetos a multas y si es del caso a responder solidariamente si la sociedad es condenada en razón al incumplimiento del deber administrar correctamente estos documentos.
4. Llevar adecuadamente los libros de la sociedad, además de brindar certeza jurídica, se constituyen en evidencias ante eventos contingentes.

 

Tener en orden y llevar correctamente estos libros genera valor agregado a las compañías brindando seguridad a nuevos inversionistas, procurando transparencia y claridad entre accionistas y administradores, teniendo como resultado la reducción de materialización de riesgos.