De las reuniones no presenciales

Cambios fue lo que dejo el paso de la pandemia en todos los aspectos y, el tema societario, específicamente en lo que tiene que ver con las reuniones no presenciales no fue la excepción. Las reuniones no presenciales, se encuentran consagradas en los artículos 19, 20 y 21 de la ley 222 de 1995. En ellas, tanto el máximo órgano de dirección como de administración (Junta Directiva) de una sociedad pueden deliberar y tomar decisiones por cualquier medio siempre qué, esto se pueda probar.

Esta norma tuvo su mayor relevancia mientras el virus del Covid-19 seguía haciendo estragos, y prueba de ello, fueron las actas que debían asentarse en los libros oficiales y más, cuando dentro de las reuniones se consignaban actos sujetos a registro ante las Cámaras de Comercio. Abogados, contadores, empresarios y demás partes interesadas al momento de realizar actos sujetos a registros acudieron a manera de consulta para entender las múltiples devoluciones en el registro mercantil en aras de evitar los retrasos de las operaciones comerciales toda vez que para estas reuniones se requiere que dicha acta esté suscrita por representante legal y secretario y, a falta de este último, por algún asociado o miembro. Es aquí donde se presentaba “la piedra en el zapato” por decirlo de alguna manera, porque el secretario, no era el nombrado en la reunión de la asamblea sino que el cargo de “secretario” debía estar creado previamente en  los estatutos de la sociedad y debe estar nombrado en cámara de comercio, dicho ente al recibir una acta susceptible de registro de una reunión no presencial realiza la respectiva verificación y, al no evidenciar que el cargo de “secretario” este creado y por ende la persona nombrada como tal, se devolvía el trámite.

Una recomendación para nuestros lectores, siempre que realicen un acta de una reunión de la Asamblea de Accionistas o de Junta Directiva que se haya realizado de manera no presencial, el Representante Legal si o si debe firmar el acta y en caso que el cargo de “Secretario” no exista, el acta debe ser firmada por un accionista (en caso de acta de Asamblea de Accionistas) o por un miembro de Junta Directiva (en caso de acta de Junta Directiva). Lo anterior es relevante al momento de registro pero también para procurar la eficacia de las decisiones tomadas en dichas reuniones.